Datové schránky

1.3

Datové schránky

JUDr. Vladimíra Knoblochová

 NahoruCo je datová schránka?

Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k:

• doručování ze strany orgánů veřejné moci,

• provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci,

• dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob.

Prostřednictvím datových schránek je tedy možné zasílat dokumenty v elektronické podobě zejména orgánům veřejné moci (např. soudům, správním orgánům apod.), a také je takto od nich přijímat, namísto klasického doručování v listinné podobě prostřednictvím pošty. Prostřednictvím datových schránek mohou činit úkony i orgány veřejné moci navzájem.

Datová schránka umožňuje zejména:

• odesílání zpráv,

• přijímání zpráv,

• zjišťování stavu odeslaných zpráv,

• přijímání dokladů o dodání a doručení,

• ověřování, zda má adresát datovou schránku.

Zákon o elektronických úkonech zavedl celkem čtyři druhy datových schránek:

• datová schránka orgánů veřejné moci,

• datová schránka právnické osoby,

• datová schránka podnikající fyzické osoby,

• datová schránka fyzické osoby.

Informační systém datových schránek funguje tak, že každá osoba má přístup do různých datových schránek, které jsou jí zřízeny, a to podle "rolí", které zastává. Znamená to tedy, že např. fyzická osoba může mít zřízeny dvě datové schránky – jednu pro sebe jako fyzickou osobu – občana a druhou pro sebe jako pro fyzickou osobu – podnikatele. Orgány veřejné moci by měly dané osobě doručovat podle typu úkonu do datové schránky fyzické osoby či do datové schránky podnikající fyzické osoby.

 NahoruDatová schránka není e-mail!

Mezi datovou schránkou a schránkou e-mailovou jsou zásadní rozdíly:

• úkon učiněný prostřednictvím datové schránky má stejné právní účinky, jako by šlo o úkon učiněný písemně a podepsaný. Úkon učiněný e-mailem tyto účinky nemá, ledaže by byla e-mailová zpráva podepsána zaručeným elektronickým podpisem;

• pokud se písemnost doručuje do datové schránky, pak zákon o elektronických úkonech upravuje "fikci doručení". To znamená, že v případě, kdy si adresát zprávu z datové schránky nevyzvedne (nepřihlásí se do datové schránky do 10 dnů ode dne, kdy byl dokument do datové schránky dodán), považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty. To neplatí pouze v těch případech, kdy zvláštní právní předpis vylučuje náhradní doručení. Za stanovených podmínek je možné v případě, že bylo doručeno fikcí, žádat o určení neúčinnosti doručení;

• prostřednictvím datové schránky je možné zaslat datovou zprávu do vlastních rukou;

• doba uložení datové zprávy v datové schránce činí (a poté bude datová zpráva vymazána):

  1. 90 dnů ode dne, kdy se do datové schránky přihlásila osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění k dokumentu obsaženému v datové zprávě přístup,
  2. 90 dnů ode dne, kdy bylo do datové schránky přistoupeno prostřednictvím elektronického systému spisové služby nebo jiné elektronické aplikace s užitím certifikátu,
  3. 3 roky ode dne, kdy byla datová zpráva dodána do datové schránky, nedojde-li k přístupu do datové schránky podle písmene a) nebo b).

• datová schránka tedy není dlouhodobým úložištěm datových zpráv. Česká pošta, s. p., nabízí v této souvislosti službu tzv. datového trezoru, kdy datový trezor automaticky uchovává datové zprávy i po 90 dnech. Jde o doplňkovou službu k datovým schránkám, která je ale placená;

• odesílatel i příjemce mají v případě doručování dokumentů prostřednictvím datové schránky k dispozici dodejku / doručenku, ze které je jednoznačně patrný stav doručení datové zprávy;

• systém datových schránek je bezpečnější než e-mail, fyzická bezpečnost informačního systému datových schránek je na vysoké úrovni dané certifikovanými datovými centry, ve kterých je provozován.

 NahoruPovinná datová schránka pro akciové společnosti

Všechny právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, tedy i akciové společnosti, musí mít datovou schránku povinně. Dojde-li k založení nové akciové společnosti, nemusí podávat žádnou žádost o zřízení datové schránky – ta je jí zřízena automaticky a bezplatně ze strany Ministerstva vnitra bez zbytečného odkladu po jejím vzniku.

 NahoruOsoba oprávněná k přístupu do datové schránky

K přístupu do datové schránky je u akciové společnosti oprávněno představenstvo, resp. všichni jeho členové. Pokud je představenstvo vícečlenné, má každý člen samostatné přihlašovací údaje.

Přístupové údaje do datové schránky jsou členům představenstva zasílány výhradně poštou do vlastních rukou na adresu bydliště, které je zapsáno v obchodním rejstříku, a to i do zahraničí. Pokud není adresát zastižen, tak jsou přístupové údaje uloženy na poště po dobu 10 dnů. V případě, že si je člen představenstva v této lhůtě nevyzvedne, je možné získat přístup do datové schránky pouze požádáním o zneplatnění původních přístupových údajů a vystavení nových.

…