1.2
Vlastnosti elektronického dokladu
Ing. Zdeněk Morávek
Naprosto zásadní, a to bez ohledu na skutečnost, zda jde o daňový doklad vystavený v listinné nebo elektronické podobě, je skutečnost, že musí být od okamžiku jeho vystavení do konce lhůty pro jeho uchovávání zajištěna věrohodnost původu daňového dokladu, neporušenost jeho obsahu a dále jeho čitelnost, jak vyplývá z § 34 ZDPH.
Věrohodnost původu daňového dokladu představuje zaručení autenticity, což znamená, že vždy musí být zaručena totožnost osoby, která plnění uskutečňuje, nebo totožnost osoby, která daňový doklad oprávněně vystavila.
Neporušeností obsahu daňového dokladu se rozumí skutečnost, že obsah daňového dokladu požadovaný podle zákona o DPH nebyl změněn. Pokud zákonem předepsané náležitosti daňových dokladů vymezených v § 29 až 33a ZDPH nebudou v průběhu jeho "života", tj. od doby jeho vystavení až do konce lhůty pro jeho uchovávání, změněny, bude takový daňový doklad považován za neporušený.
Čitelností obsahu se rozumí skutečnost, že s obsahem daňového dokladu je možno se seznámit přímo nebo prostřednictvím technického zařízení. Čitelnost daňového dokladu je nutné zajistit od okamžiku jeho vystavení až do konce doby jeho uchovávání. Na toto je třeba pamatovat nejen u elektronických dokladů (z pohledu zajištění příslušného softwaru nutného pro zobrazení obsahu v čitelné podobě), ale též u listinných dokladů (např. zcela nevyhovující jsou tzv. termotisky).
Zajištění věrohodnosti původu daňového dokladu a neporušenosti jeho obsahu lze v souladu s ustanovením § 34 ZDPH dosáhnout prostřednictvím kontrolních mechanismů, procesů vytvářejících spolehlivou vazbu mezi daňovým dokladem a daným plněním. Pro zajištění věrohodnosti původu daňového dokladu by tak měla každá účetní jednotka vytvářet spolehlivou auditní stopu tím, že bude uchovávat související účetní záznamy či dokumenty (např. objednávky, doklady o platbách, smlouvy, příjemky popř. výdejky materiálu apod.), a to po celou dobu stanovenou pro uchovávání daňových dokladů.
Podle vysvětlivek ke Směrnici 2010/45/EU lze v rámci účetnictví auditní stopu popsat jako zdokumentovaný tok plnění od zahájení, zdrojového dokumentu, například objednávky, až po ukončení, například konečný záznam v roční účetní závěrce, a naopak, který propojuje různé dokumenty v rámci procesu. Auditní stopa zahrnuje zdrojové dokumenty, zpracovaná plnění a odkazy na propojení mezi nimi. Auditní stopu lze popsat jako spolehlivou, pokud je propojení mezi podklady a zpracovanými plněními snadno sledovatelné (auditní stopa obsahuje dostatečně podrobné informace k propojení dokumentů), odpovídá uvedeným postupům a zachycuje procesy, které skutečně nastaly. Toho lze dosáhnout například pomocí dokumentů třetích stran, např. bankovních výpisů, dokumentů od pořizovatele či příjemce nebo od dodavatele či poskytovatele (dokumentů druhé strany) a interních kontrolních mechanismů.
Věrohodnost původu daňového dokladu v elektronické podobě a neporušenost jeho obsahu lze vedle kontrolních mechanismů procesů zajistit také:
-
uznávaným elektronickým podpisem,
-
uznávanou elektronickou značkou, nebo
-
elektronickou výměnou dat (EDI), jestliže dohoda o této výměně stanoví užití postupů zaručujících věrohodnost původu a neporušenost obsahu.
Při využití uznávaného elektronického podpisu či uznávané elektronické značky by po celou dobu "životnosti" daňového dokladu mělo být možné prokazatelným způsobem ověřit platnost uznávaného elektronického podpisu či uznávané elektronické značky v okamžiku podepsání daňového dokladu. Pro zajištění věrohodnosti původu daňového dokladu a neporušenosti jeho obsahu lze však využít (např. pokud dojde k vypršení doby platnosti uznávaného elektronického podpisu apod.) i jiné kontrolní mechanismy procesů, jež vytvoří spolehlivou vazbu mezi daňovým dokladem a souvisejícím plněním.
Jak vyplývá z § 6 zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů, uznávaným elektronickým podpisem se rozumí zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis.
NahoruElektronická výměna informací
Elektronická výměna informací EDI (Electronic Data Interchange) je předepsaný standardní formát pro výměnu obchodních informací. Prostřednictvím EDI mohou být zasílány mj. i daňové doklady. Pokud je obsahem datové zprávy daňový doklad vystavený osobou, která plnění uskutečňuje nebo která daňový doklad oprávněně vystavila, může být věrohodnost původu a neporušenost obsahu daňového dokladu zaslaného prostřednictvím EDI zajištěna v okamžiku předání daňového dokladu k odeslání a dále při jeho příjmu. Příjemce takového daňového dokladu pro zajištění jeho věrohodnosti a neporušenosti po celou dobu "životnosti" daňového dokladu však musí zajistit existenci jednoznačné vazby mezi informacemi přenesenými prostřednictvím EDI a tímto daňovým dokladem.
Pokud dojde ke změně formátu daňového dokladu, byť se nejedná o změnu obsahovou, pro zajištění věrohodnosti původu a neporušenosti obsahu takového daňového dokladu je třeba, aby tato změna byla zjistitelná. Formát daňového dokladu se vztahuje ke způsobu zpracování daňového dokladu. Formát, v němž je obsah daňového dokladu uložen, lze převádět do jiných formátů, které vyhovují příjemci/vystaviteli daňového dokladu, při zachování neporušeného obsahu daňového dokladu. Případná změna formátu může například zahrnovat změnu způsobu zobrazení data, např. dd/mm/rr na rr/mm/dd, nebo změnu samotného typu souboru, např. XLM, PDF atp.
Neporušenost obsahu daňového dokladu lze například dále zajistit jeho uložením na médium, jenž má prokazatelně takové vlastnosti, které neumožňují provádět změny jeho obsahu. Data mohou být uložena na tato média pouze jednou. Příkladem mohou být nepřepisovatelné optické disky, nepřepisovatelné magnetooptické disky atp.
Věrohodnost původu a neporušenost obsahu daňového dokladu může být dále zajištěna jeho uložením do důvěryhodného úložiště dokumentů, které splňuje požadavky právních předpisů s ohledem na neměnnost či zabezpečením souboru, ve kterém je daňový doklad uložen proti neoprávněným změnám (symetrické šifrování, asymetrické šifrování).
NahoruDatové schránky
Další možností jsou potom datové schránky. Datové schránky samy o sobě mohou zajistit…
